Se vi apprestate a leggere questo articolo è quasi certamente perché, nel tentativo di consegnare un documento su qualche sportello telematico, vi è stato richiesto l’uso del formato PDF/A, cosiddetto per l’archiviazione a lungo termine dei file.
Prima di fornirvi un’indicazione per produrre un file in formato PDF/A, vediamo, sintetizzando all’estremo, di cosa si tratta. Diciamo che utilizzando il formato PDF/A, ci assicuriamo che i documenti elettronici possano essere riprodotti sempre identici negli anni a venire.
Precisiamo che i formati PDF/A esistono in diverse versioni e con diversi livelli di conformità e consigliamo di approfondire (ove necessario) quale sia l’esatta versione richiesta (es: la versione PDF/A-1A garantisce che il documento mantenga lo stesso aspetto visivo nel tempo mentre il PDF/A-1b garantisce anche l’accessibilità ai contenuti del documento a persone con disabilità).
Per produrre in maniera rapida e con spesa zero un file in formato PDF/A subito dopo la scansione, possiamo affidarci al software gratuito NAPS2. Rimandiamo alla nostra guida “Scannerizzare con Windows” per l’installazione e le semplici operazioni necessarie per la digitalizzazione dei nostri documenti ed indichiamo invece i semplici passaggi per salvare il o i file in formato PDF/A.
Dopo la digitalizzazione dei documenti, li troveremo disposti (in ordine di scansione) nell'interfaccia di NAPS2 e siamo pronti a "convertirli" nel formato che ci serve:
Selezioniamo la freccetta verso il basso posta accanto al menu "Salva PDF" e scegliamo la voce "Impostazioni PDF" attraverso la quale si aprirà la finestra che vediamo nell'immagine sottostante.
Selezionando la tendina "Compatibilità" potremo scegliere tra diverse versioni PDF/A (1b, 2b, 3b, 3u), fatto ciò potremo anche decidere di selezionare la checkbox "Ricorda queste impostazioni" per non dover più fare questa scelta e salvare sempre i documenti nel formato PDF/A e nella versione selezionata.
Se invece volessimo convertire in PDF/A un normale file PDF di cui disponiamo già?
Anche in questo caso ci viene in aiuto NAPS2 grazie alla funzione Importa. Basterà infatti seleziona re la voce importa del menu e scegliere il o i file PDF che desideriamo convertire per vederli inseriti nella nostra interfaccia (nota: potrebbe essere richiesta l'installazione di un componente aggiuntivo, sarà necessario acconsentire)
Una volta importati tutti i file potremo scegliere di salvarli in formato PDF/A seguendo la stessa procedura descritta in precedenza subito dopo la scansione.
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Tutti i Marchi citati appartengono ai rispettivi Proprietari.
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